Hybrid arbetsplats - framtidens kontor

En hybrid arbetsplats – Den flexibla och inspirerande arbetsplatsen

I takt med att världen digitaliseras och våra förutsättningar förändras har den hybrida arbetsplatsen på kort tid blivit den nya normen för många företag och organisationer.

Arbetslivet har genomgått ett flertal förändringar under de senaste åren. Där en hybrid arbetsplats har vuxit fram som en central lösning för många företag som vill kombinera det bästa av två världar: flexibiliteten i distansarbete och samhörigheten i det traditionella kontoret.

En hybrid arbetsplats erbjuder en dynamisk arbetsmiljö där medarbetare får friheten att välja var och när de arbetar, vilket har visat sig gynna både produktiviteten och arbetsglädjen. Den hybrida arbetsplatsen kan också vara en konkurrensfördel när det kommer till att rekrytera nya medarbetare och behålla dem.

För många innebär en hybrid arbetsplats en ny era av möjligheter – mindre pendling, större frihet och en bättre balans mellan arbete och privatliv. Samtidigt finns det utmaningar att hantera, som att säkerställa god kommunikation, bibehålla en stark företagskultur och skapa rätt förutsättningar för både fokuserat arbete och samarbete. Att inreda en hybrid arbetsplats kräver planering och anpassning för att möta dessa behov. Och inte minst säkerställa att arbetsplatsen blir en plats där medarbetare kan vara kreativa, produktiva och känna sig engagerade.

Vad är en hybrid arbetsplats?

En hybrid arbetsplats är en modell där medarbetare har friheten att arbeta både på kontoret och hemifrån, eller från andra platser. På så sätt kan man kombinera de bästa aspekterna av traditionellt kontorsarbete med flexibiliteten i distansarbete. I stället för att alla anställda är fysiskt på kontoret varje dag, kan de själva välja var de arbetar beroende på sina uppgifter och personliga preferenser.

Denna arbetsmodell är särskilt attraktiv i en tid där både företag och anställda söker efter ökad flexibilitet, effektivitet och balans mellan arbete och privatliv.

Omvärdering av arbetsplatsen

Arbete ses inte längre som en plats att gå till, utan som en aktivitet man utför. Den tekniska utvecklingen har länge möjliggjort distansarbete, men pandemin gjorde det till en nödvändighet för många. Idag har de flesta kontorsanställda möjlighet att delvis arbeta hemifrån, även om beredskapen för denna förändring har varierat.

I rapporten Kommer du in till kontoret idag? från Stockholms Handelskammare kan vi läsa om hur kontoret förändras, det nya arbetslivet och framtidens arbetsplats.

Att just synen på arbetsplatsen har förändrats bekräftar Linda Jander i en intervju från rapporten:

Jag upplever att medarbetarna använder kontoret på ett annat sätt i dag. I stället för att det är en plats att gå till så använder man kontoret som ett verktyg för sitt arbete när man behöver det. Vi ser till exempel att många har ett annat dagsmönster i dag än innan pandemin. Man kanske tar några digitala möten hemma på morgonen och åker in till kontoret efter det för att interagera med kollegor och ha fysiska möten eller så avslutar man sin arbetsdag på kontoret lite tidigare för att undvika rusningstrafik och sedan jobba några timmar hemma på kvällen. - Linda Jander, Northvolt

I en annan intervju från rapporten berättar Jonathan Arnlund, qte, om den starkaste bestående förändringen på deras arbetsplats efter pandemin:

För vår del är den starkaste positiva förändringen att vi insett fördelarna med ett hybridupplägg där vi kombinerar fritt arbete med fysiska arbetstillfällen, utan att tulla på de anställdas frihet. - Jonathan Arnlund, qte

Arnlund berättar även om hur de jobbar med att upprätthålla företagskulturen och teamkänslan:

Efter pandemin införde vi ”qte days” – ett uttalat tillfälle varje månad där de anställda från andra delar av Sverige reser till kontoret i Stockholm för att fysiskt träffas och arbeta tillsammans. Vi ser stora fördelar med dessa dagar, då de hjälper oss att upprätthålla vår starka kultur och underlättar för våra teams att utveckla sitt dagliga samarbete.

Så kan du inreda en flexibel arbetsplats

När man inreder en hybrid arbetsplats är mångsidighet och flexibilitet nyckeln. Eftersom kontoret kommer att användas av medarbetare som både arbetar på plats och på distans, bör designen stödja samarbete, individuellt arbete, och fungera som en social samlingsplats.

Utrymmen för fokuserat arbete

För medarbetare som kommer in för att utföra fokuserat arbete behövs tysta och privata utrymmen. Här kan du inreda med:

• Arbetsstationer med avskärmningar och ljudabsorbenter för att minska ljud och visuella distraktioner.
• Flexibla skrivbord där medarbetare enkelt kan slå sig ner för en dag eller ett par timmar.
• Ergonomiska kontorsstolar för att säkerställa komfort och minska risken för arbetsrelaterade skador.

Samarbetsytor

Samarbete är en central del av den hybrida arbetsplatsens funktion. För att främja effektivt samarbete kan du skapa:

• Öppna, gemensamma ytor med justerbara bord och stolar för gruppmöten och brainstorming.
• Små mötesrum med skärmar och videokonferensutrustning för hybrida möten där vissa deltar fysiskt och andra virtuellt.
• Modulära möbler som kan arrangeras om beroende på behovet av samarbete eller enskilt arbete.

Sociala och informella mötesplatser

Social interaktion är viktig för att bibehålla en stark företagskultur när man har en hybrid arbetsplats. Några förslag inkluderar:

• Loungemöbler så som soffor och fåtöljer för spontana möten eller avslappnade diskussioner. Tänk på att du kan inreda loungen efter olika syften, exempelvis en avslappnad arbetslounge.
• Köksområden eller kaffestationer där anställda kan samlas och nätverka under informella stunder. Lunchrummet är en plats där vi samlas kring mat och dryck, en plats där vi nätverkar och diskuterar i en avväpnande miljö.

Teknik och digitalt stöd

Teknologi är avgörande för att få en hybrid arbetsplats att fungera smidigt. Investera i:

• Trådlös och snabb uppkoppling över hela kontoret, så att medarbetare kan vara uppkopplade var de än befinner sig.
• Videokonferensutrustning och skärmar för att möjliggöra hybridmöten och göra det enkelt för distansarbetande medarbetare att delta i samtal och presentationer.

Flexibla arbetsplatser

En hybrid arbetsplats bör kunna anpassas efter dagens eller veckans behov. Använd:

• Flyttbara väggar eller golvskärmar för att skapa olika zoner beroende på aktiviteter som sker i kontoret.
• Modulära möbler och multifunktionella bord som enkelt kan omorganiseras för olika syften, från individuellt arbete till teammöten.

Positiva effekter av en hybrid arbetsplats

• Flexibilitet och förbättrad balans mellan arbete och privatliv

Det hybrida kontoret kan ge medarbetarna större kontroll över var och när de arbetar, vilket ofta leder till ökad trivsel och bättre balans mellan arbetsliv och privatliv.

• Ökad produktivitet

Flera studier visar att anställda kan vara mer produktiva när de får välja sin arbetsmiljö, särskilt när de kan arbeta hemifrån utan kontorets distraktioner. Detta gäller särskilt uppgifter som kräver djup koncentration.

Studier från Högskolan i Gävle visar att distansarbete kan öka produktiviteten, särskilt när anställda kan välja var de arbetar. Denna flexibilitet främjar både prestation och lojalitet. Möjligheten att arbeta hemifrån utan avbrott upplevs särskilt fördelaktigt för arbetsuppgifter som kräver djup koncentration

• Minskade kostnader

Företag kan dra nytta av minskade kostnader för kontorsytor och drift. Mindre kontor innebär lägre utgifter för el, uppvärmning och underhåll. För anställda innebär det också att de kan spara pengar på pendling och arbetsrelaterade kostnader.

• Miljövänligare arbetsmodell

Minskad pendling leder till minskade koldioxidutsläpp, och företagen behöver mindre utrymme för kontorslokaler vilket innebär ett mindre ekologiskt fotavtryck.

• Tillgång till en bredare talangpool

En hybrid arbetsplats ger företag möjligheten att rekrytera från ett större geografiskt område, eftersom medarbetarna inte behöver vara knutna till en specifik fysisk plats.

Utmaningar med den hybrida arbetsplatsen

Tydlighet kring distansarbete

Trots att distansarbete blivit en självklar del av verksamheten kan det fortfarande finnas oklarheter kring dess tillämpning. Vet alla att det är okej att arbeta hemifrån? Hur ska möten hanteras? Även om det kan vara accepterat att delta på distans, kan det finnas förväntningar på att man ska vara fysiskt närvarande om inget annat anges.

Detta kan leda till att möten utformas på ett sätt som exkluderar distansdeltagare. För att säkerställa att alla känner sig inkluderade bör det alltid finnas en länk till det virtuella mötet (t.ex. Teams) i kalenderinbjudan, oavsett var deltagarna befinner sig. Små åtgärder kan också göra stor skillnad; exempelvis kan de som är på plats ansluta med kameran påslagen, vilket främjar en mer interaktiv och engagerande mötesmiljö.

Förbättra den interna kommunikationen

Att ha medarbetare som arbetar på distans kan skapa en utmaning i att få dem att känna sig lika integrerade som sina kollegor som arbetar fysiskt på kontoret. Finns det fördelar som bara de som är på plats får ta del av? Får distansarbetarna viktig information senare än sina kollegor? För att åtgärda dessa frågor krävs det att ni ställer rätt frågor, eftersom det är en grundläggande förutsättning för att förbättra medarbetarnas välbefinnande.

För att den interna kommunikationen ska fungera effektivt för distansarbetare är det avgörande att alla medarbetare tar ansvar för att hålla sig informerade. Detta inkluderar att läsa utskickad information i god tid inför möten, så att diskussionerna kan bli mer effektiva. Mötetledaren måste vara tydlig med vad som förväntas av deltagarna för att skapa en konstruktiv dialog.

Tillit är en viktig del

För dig som har personalansvar är det viktigt att säkerställa att dina medarbetare presterar väl. Men hur kan du veta att arbetet utförs på rätt sätt när du inte har möjlighet att övervaka dem? Du kan inte det. Istället handlar det om att skapa rätt förutsättningar och lita på att medarbetaren gör sitt bästa. Var tydlig med målen och deras betydelse, men låt medarbetaren själv bestämma hur dessa mål ska uppnås, gärna i samarbete med kollegor. Detaljstyrning bidrar sällan till motivation. När medarbetarna ges frihet och ansvar att fatta egna beslut, skapas de bästa resultaten, och en medarbetare som trivs presterar bättre.

Tillit är inte bara viktigt mellan chefer och medarbetare, utan också mellan medarbetare sinsemellan. Ingen ska behöva ifrågasättas – oavsett om det är på skämt eller allvar – för att de lämnar kontoret tidigare eller anländer senare. I en hybrid arbetsmiljö är arbete något man gör, inte en plats man går till.

Ojämn tillgång till resurser

Medarbetare som arbetar hemifrån kan sakna tillgång till den utrustning och ergonomiska arbetsplats som de skulle ha på ett kontor, vilket kan påverka både hälsa och produktivitet.

Gränsdragning mellan arbete och fritid

För anställda som arbetar hemifrån kan det vara svårt att dra en tydlig gräns mellan arbets- och privatliv, vilket kan leda till stress och överarbete.

Tips till er som vill gå över till en hybrid arbetsplats

Skapa rätt förutsättningar

Säkerställ att alla medarbetare har tillgång till den teknik och kunskap som krävs för att arbeta varifrån de vill. Spelregler, ledarskap och företagskultur är lika viktiga som den tekniska infrastrukturen. Enkla riktlinjer, som standarder för att visa tillgänglighet, alltid inkludera länk för fjärranslutning i mötesinbjudningar och möjligheten att boka varandras kalendrar, är avgörande.

Bygg en kultur av tillit

Organisationen måste ta initiativet. Att låta medarbetare arbeta på distans kan kännas som att tappa kontrollen, men ökad tillit leder till högre trivsel och produktivitet.

Fokusera på arbete som aktivitet

Se arbete som något man gör, snarare än en plats man går till. Detta skiftar fokus från kontoret och arbetstiden till medarbetarnas behov och arbetsuppgifter.

Glöm inte de fysiska mötena

Att träffas fysiskt stärker vi-känslan och arbetsglädjen. När distansarbete är nödvändigt, skapa rutiner för att mötas online, även under informella stunder som kaffepauser. Prata om vardagliga ämnen som ni skulle göra i kontorskorridoren.

Tips till dig som medarbetare

• Anpassa arbetssätt

Ta till dig de verktyg och metoder som passar din roll och utveckla ett eget arbetssätt som fungerar för dig.

• Planera din dag

Blockera tid för pauser och sätt påminnelser för förmiddagskaffe, lunch och eftermiddagsfika. Undvik att boka möten direkt efter varandra; lämna utrymme för omställning.

• Utvärdera dina resurser

Har du tillgång till allt du behöver för att arbeta effektivt? Var inte rädd för att kommunicera dina behov till din chef.